Por que o consultório fatura bem e não sobra dinheiro

Um médico que fatura bem, trabalha o máximo que consegue e chega ao fim do mês sem saber para onde o dinheiro foi. Essa é uma das queixas que eu mais ouço de quem chega até a gente, muitas vezes com estas palavras: "sobra pouco", "esse dinheiro não aparece na minha conta".

A reação mais comum é procurar mais paciente. Muitas vezes, o problema não está no quanto entra, e sim em quando entra e quando sai. O faturamento é a foto do mês. O caixa é o filme, e só dá para decidir bem (parcelar, antecipar, reformar, sair de um vínculo) assistindo ao filme.

A boa notícia é que o filme não exige sistema caro nem contador novo. Exige um dado simples, anotado todo dia, e o hábito de olhar para frente.

O mês fecha bonito, e o dinheiro chega depois

Num Café Exponencial, conversei com um médico que deixou a radiologia para cuidar de tudo o que não é atendimento na clínica de dermatologia da esposa. É ele quem apresenta os orçamentos de tratamento aos pacientes, e foi ele quem resumiu o problema da venda parcelada: o mês fecha, a venda é linda, mas uma parte daquele dinheiro só vai cair muito mais para a frente. (Ele brincou que vai receber em agosto de 2040, e que até lá os juros já comeram o dinheiro.)

Foi nessa conversa que eu usei a imagem da foto e do filme. Quem calcula a margem olhando para o mês fechado vê uma foto. Mas parcelamento e antecipação mudam o que de fato entra e sai em cada mês, e isso é um filme.

Ele deu um exemplo concreto disso. Não dá para dividir um procedimento em 15 vezes para o paciente se o fornecedor do material que foi aplicado precisa ser pago no mês seguinte. "Da onde vai vir esse dinheiro?", ele perguntou. Até o número de parcelas que você pode oferecer depende de saber quando você paga e quando você recebe.

Quem faz procedimento tem ainda o estoque. Material comprado e parado na prateleira é dinheiro que saiu e ainda não voltou, e, quando há muito, é capital imobilizado sem necessidade.

Para onde vai o que você não vê

A venda parcelada é o primeiro vazamento: o dinheiro chega, mas chega depois. Os outros dois costumam ser ainda menos visíveis.

A antecipação. Antecipar o recebível da maquininha resolve o aperto do mês, e por isso vira rotina. O dinheiro chega antes, mas chega menor, porque a taxa sai do seu lucro. O Vitor, meu sócio, contou no Café que gravamos depois do Ruptura o caso de uma cliente que antecipava sempre, porque não tinha uma política que a deixasse parcelar em menos vezes sem apertar o caixa. Quando eles somaram o que ela pagava de taxa antecipando e o que pagaria sem antecipar, a diferença era grande.

O custo fixo. No mesmo episódio, o Vitor contou de um médico convencido de que o problema dele era captação. Queria contratar um gestor de tráfego para encher a agenda e, com isso, ter segurança para sair dos vínculos que o desgastavam. Só que o limite dele era tempo: tinha poucos turnos no consultório e não conseguia abrir mais. O que pesava na cabeça dele eram as parcelas de uma reforma feita meses antes, que iam até janeiro. O Vitor chama isso de corda no pescoço: quando o custo fixo come o que sobraria, você trabalha no limite e mesmo assim não tem segurança para dar um passo, nem para frente, nem para trás.

Nos dois casos, a solução que parecia óbvia era trazer mais paciente. É o mesmo erro de ordem que eu descrevi na pirâmide do primeiro texto: mexer na captação quando o que trava está em outro lugar.

Há ainda um vazamento menor e fácil de conferir: a operadora do cartão pode pagar errado. O gestor da clínica de dermatologia confere os recebimentos contra a taxa combinada, porque, como ele diz, as adquirentes erram, e quem não confere está sujeito ao erro.

O dado vem antes da análise

Quando ele descreve a estrutura de dados da clínica, a primeira coisa que diz é que é uma planilha. Quatro, cinco abas. Se estivesse começando hoje, o conselho que ele daria a si mesmo seria este:

• uma aba com os pacientes que chegaram até você;
• outra com os que de fato viraram atendimento;
• outra com os procedimentos realizados;
• uma do estoque, se você faz procedimento;
• e uma do fluxo de caixa.

O ponto que ele faz questão de repetir: a planilha precisa do dado, não da análise. Data, nome, de onde veio, o que fez, quanto pagou. A análise vem depois, e hoje dá para fazê-la com uma ferramenta de inteligência artificial em cima do dado bruto.

Na clínica dele, uma secretária administrativa confere todo dia se os atendimentos do dia estão na planilha. E as rotinas da clínica ele não deixa na memória: estão nos lembretes recorrentes do celular, inclusive a de conferir, no fim da tarde, se a planilha foi preenchida. Parece besteira, mas está lá. A dica que ele dá é tirar a gestão da cabeça e colocá-la em rotina: o que precisa acontecer todo mês (pagar o aluguel, mandar as notas para a contadora, conferir a planilha) não pode depender de você lembrar.

Ele também conta a armadilha em que caiu: montar estruturas sofisticadas que ninguém da equipe usava. Uma ferramenta complexa demais gera atrito para preencher, e dado que não é preenchido não existe. Como ele diz, um pedaço de papel talvez resolvesse melhor.

Olhar para frente muda o que você pode oferecer

Com o dado anotado, dá para fazer a conta que mudou a relação dele com o dinheiro da clínica. No começo, ele ainda precisava colocar dinheiro da pessoa física para fechar as contas, e queria saber com antecedência se ia precisar. Um consultor da nossa equipe criou para ele o que chamaram de calculadora de aportes, e a lógica cabe em três passos:

1. O relatório da maquininha diz quando cai cada parcela de cada venda já feita. Somando tudo o que cai no mês que vem, você sabe quanto entra.
2. Some a isso o que já está em caixa.
3. Compare com o custo fixo do mês. Se não fecha, você sabe hoje que vai precisar de dinheiro, e não no dia do aluguel.

O efeito disso ia além de evitar susto. Sabendo que o caixa do mês seguinte estava coberto, ele podia oferecer um parcelamento um pouco maior quando era só isso que segurava a paciente. Ela já tinha marcado, pago a consulta e estava considerando o plano; perder a negociação pelo número de parcelas seria perder o mais difícil já feito. Com os números na mão, ele sabe se tem margem para subir um pouco as parcelas ou não.

No texto sobre o paciente que acha caro eu disse que o limite de parcelas e de desconto se decide antes da consulta. O caixa é o que diz onde está esse limite.

O desconto que não podia

Ele conta com bom humor o primeiro orçamento grande que fechou. Queria tanto fechar que deu 20% de desconto, voltou feliz para a sala da esposa e ouviu uma bronca. A paciente segue com eles até hoje, mas ele diz sem rodeio que não podia ter dado aquele desconto, e que hoje sabe que devia ter perdido aquela venda. Faltava histórico para ver que ia dar problema.

Depois disso nasceu a política de desconto da clínica, bem restrita, que é da empresa e não de quem está na mesa. Ela tira a ansiedade da decisão e garante que dois pacientes que pedem a mesma coisa recebem o mesmo preço. O que ele ainda flexibiliza, olhando o fluxo, é a condição de pagamento.

Do lado de quem está sem sobra no fim do mês, essa história tem outra leitura. Desconto dado no impulso e parcelamento oferecido sem olhar o caixa são decisões tomadas na foto, e a antecipação costuma vir depois, para cobrir o buraco.

O que fazer esta semana

Abra uma planilha e comece pelos atendimentos, anotando a partir de hoje, sem tentar recuperar o passado inteiro; as outras abas entram uma de cada vez. Se tiver secretária, combine com ela quem preenche e quando você confere.

Depois, puxe o relatório de recebíveis da maquininha e some o que cai em cada um dos próximos três meses. Coloque ao lado o custo fixo de cada mês, inclusive as parcelas que você assumiu (reforma, equipamento, sala). Em uma tarde você descobre se o seu aperto é de faturamento ou de tempo do dinheiro.

E, antes de decidir trazer mais paciente, uma pergunta: o que você antecipou, parcelou ou assumiu nos últimos meses que ainda está saindo do seu caixa?

Olhar para isso não faz ninguém menos médico. Na minha experiência, é o contrário: é o que dá segurança para fazer a medicina do jeito que você acredita, sair do vínculo que pesa e dar o próximo degrau na hora certa.

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Referências

Foto e filme foi a imagem que usei numa conversa no Café Exponencial com um médico que deixou a radiologia para fazer a gestão da clínica da esposa, e que mostra a planilha mínima e a conta dos recebíveis: Do fluxo de caixa ao chá do paciente.

O custo fixo como corda no pescoço e o médico que queria tráfego foram assunto do episódio que gravei com o Vitor Perroni, meu sócio, depois do Ruptura: Como gerir um consultório médico sem perder dinheiro por erros de gestão.